不止香港，新加坡公司也需要法定秘書

2022-11-10 18:41:52

新加坡一直以其親(qin) 商政策、成熟完善的監管製度、高技能人才和世界一流的基礎設施而聞名世界，同時因為(wei) 地理位置與(yu) 中國毗鄰，吸引了越來越多的中國企業(ye) 前往投資發展。在新加坡成立公司有很大的優(you) 勢，但是也必須遵守當地的法律法規，其中有一點和香港公司相似，新加坡公司也需要法定秘書(shu) 。

今年9月1日起，新加坡會(hui) 計局ACRA 的新政策，秘書(shu) 如需進ACRA 做遞交，隻有該公司的秘書(shu) 才可進ACRA的該公司的係統，所以轉股或年審不可以隨便做了。

新加坡公司法定秘書(shu) 的角色和責任

公司必須向ACRA提交公司和財務信息。此類信息必須真實且及時提交，並在ACRA的登記冊(ce) 上公開。公眾(zhong) 可依賴此類信息查看公司營業(ye) 狀況和任職人員，進而做出相應的業(ye) 務決(jue) 策。其他政府機構在履行監管職能時也可依賴ACRA中的記錄。根據《公司法》第401(2A) 條，任何人若向ACRA提交虛假信息或授權他人提交虛假信息，一經定罪，可處50,000新幣以下罰款及2年以下監禁。

很多小公司容易犯以下的錯誤：

1、大股東(dong) 未能通知公司其持有利益;

2、公司沒有注冊(ce) 辦公地址;

3、未能通知注冊(ce) 辦公室地址和辦公時間的任何變化;

4、未公布公司名稱和注冊(ce) 號;

5、未能通知注冊(ce) 服務機構董事、經理、秘書(shu) 和審計師的變更;

6、未能在召開年度股東(dong) 大會(hui) 之日起一個(ge) 月內(nei) 提交公司的年度報表;

7、未經注冊(ce) 的公司就開始經營業(ye) 務和不正當使用的責任有限公司和Berhad(未注冊(ce) 實體(ti) )。

所以您需要一個(ge) 有經驗的公司秘書(shu) ：

1、成立公司並準備各種公司文件，比如董事決(jue) 議、股東(dong) 決(jue) 議等等;

2、把任何變動、決(jue) 議通知給ACRA;

3、提供注冊(ce) 地址。

依照法規聘請和委任公司秘書(shu)

新加坡會(hui) 計與(yu) 企業(ye) 管製局(ACRA)規定每個(ge) 公司必須在成立後六個(ge) 月之內(nei) 聘請以及委任一位公司秘書(shu) 。公司秘書(shu) 將是確保公司完成由法律規定所需履行的行政和報告責任和義(yi) 務的主要負責人。一些新成立的公司所需完成的法定條件包括申報年度回報以及紀錄和申報董事會(hui) 決(jue) 議。

公司秘書(shu) 需具備的條件

《公司法》的第171節是主要針對公司秘書(shu) 的章節，製定了聘請公司秘書(shu) 的準則。需注意的是第1節，因第1節注明了公司秘書(shu) 必須長期居住在新加坡。這包括了新加坡公民，永久居民和商業(ye) 入境證持有者。

第1(A)節也注明了公司秘書(shu) 必須擁有“必備知識和經驗來完成公司秘書(shu) 的職務”。對於(yu) 上市公司來說，會(hui) 計與(yu) 企業(ye) 管製局將公司秘書(shu) 定義(yi) 為(wei) 一位專(zhuan) 業(ye) 注冊(ce) 申報員或者一位有資格並且能夠達到要求的人。

對於(yu) 私人公司來說，任何長期居留於(yu) 新加坡的新加坡公民或永久居民都能夠有資格被委任為(wei) 公司秘書(shu) 。

公司秘書(shu) 的義(yi) 務

公司秘書(shu) 的工作範圍非常的廣，從(cong) 到會(hui) 計與(yu) 企業(ye) 管製局申報和更新公司資料到為(wei) 首席執行官準備年度股東(dong) 大會(hui) 。以下是公司秘書(shu) 大致上所需完成的其中幾種職務。請注意以下所提供的列表並非已列明所有公司秘書(shu) 的職責，而且公司秘書(shu) 還有其他不同方麵的職責。

1、與(yu) 會(hui) 計與(yu) 企業(ye) 管製局更新以及申報資料

① 公司級管理人員的委任、辭職與(yu) 身亡;

② 更新公司董事個(ge) 人資料;

③ 申報年度回報;

④ 修改公司章程;

⑤ 股利分配或轉讓;

⑥ 更改公司名稱。

2、維持法定紀錄

① 申報已被簽署認可的董事會(hui) 決(jue) 議;

② 維持會(hui) 議紀錄(年度股東(dong) 大會(hui) 和特別股東(dong) 大會(hui) );

③ 分發股票;

④ 分發年度報告和公司賬目。

3、準備董事會(hui) 和年度股東(dong) 大會(hui)

① 分發公司財務報告;

② 參加會(hui) 議並準備會(hui) 議記錄;③ 準備會(hui) 議議程;

④ 準備董事決(jue) 議。

4、其他雜項服務

① 發出提醒，提醒申報期限;

② 保存以及確保正確使用公司印章;

③ 監督股東(dong) 紀錄和股東(dong) 動向;

④ 維持股東(dong) 關(guan) 係。

公司秘書(shu) 所扮演的角色

由於(yu) 公司秘書(shu) 廣泛的工作範圍和所需承擔的多項職責，公司秘書(shu) 往往都在公司內(nei) 扮演多種角色。以下是公司秘書(shu) 所需扮演的幾種角色。請注意以下所列並非列明了所有公司秘書(shu) 所需扮演的角色。以下所列的隻是用來描述在新加坡公司秘書(shu) 大致上所需扮演的角色。

1、行政管理人員

公司秘書(shu) 所扮演的主要角色就是當一名行政管理人員。這也是最能讓公司秘書(shu) 為(wei) 公司貢獻最多的角色。公司秘書(shu) ，身為(wei) 行政管理人員，所需做的就是負責任何與(yu) 會(hui) 計與(yu) 企業(ye) 管製局有關(guan) 的合規工作以及確保公司在最後期限內(nei) 完成法定責任，比如準時申報年度回報。準備年度股東(dong) 大會(hui) 和特別股東(dong) 大會(hui) 的會(hui) 議議程和會(hui) 議紀錄是由公司秘書(shu) 準備和維持的。公司秘書(shu) 也需要負責有關(guan) 於(yu) 公司股份管理，比如股票發行、轉移以及維持股份紀錄，等方麵的行政要務。綜合來說，公司秘書(shu) 是公司所有行政以及依從(cong) 性相關(guan) 的功能的骨幹。他們(men) 必須確保公司完全以及準時達到所有由監管部門，比如會(hui) 計與(yu) 企業(ye) 管製局，所設的法律要求。公司董事隻有在公司秘書(shu) 妥善地完成所有行政上的責任的情況下才能夠專(zhuan) 心打理生意。

2、公司顧問

由於(yu) 公司秘書(shu) 具有廣博的法律與(yu) 合規架構以及內(nei) 部治理的知識，公司秘書(shu) 常常會(hui) 被詢問其建議。他們(men) 時常都會(hui) 與(yu) 公司董事和股東(dong) 溝通，為(wei) 他們(men) 提供有關(guan) 於(yu) 公司的關(guan) 鍵信息來製定策略或者補充決(jue) 策過程。公司秘書(shu) 也能夠指出任何不符合合規規定的公司政策，幫助董事進行任何必要的修改。公司秘書(shu) 所提供的建議和意見能夠確保公司妥善依照法律與(yu) 合規架構來進行營業(ye) 。

3、公司信托

雖可能隻有少數人知道但依舊重要，公司秘書(shu) 所需扮演的角色就是公司的信托。公司秘書(shu) 既然扮演著信托的角色就必須真誠地以公司最大的利益為(wei) 出發點，並且避免或公開任何可能發生利益上的衝(chong) 突。就如其他公司成員一樣，公司秘書(shu) 也必須依照《公司法》和公司章程來進行工作。

公司秘書(shu) 的重要性

由於(yu) 公司秘書(shu) 在公司內(nei) 所扮演的數個(ge) 角色，尋找一家稱職並且可以信賴的公司文秘企業(ye) 絕對是一個(ge) 極其重要而且不得輕視的過程。

公司秘書(shu) 在法律合規方麵所扮演的角色和需負責的職責是非常之重要的，因為(wei) 任何在法律合規方麵的任何失職都會(hui) 對於(yu) 公司和公司成員造成嚴(yan) 重的後果。

由於(yu) 許多合規和申報要求都是由法律規定的，任何不遵守規定的行為(wei) 都會(hui) 是違法的。任何在合規方麵犯下的錯誤往往都會(hui) 帶來昂貴的代價(jia) ，將會(hui) 受到處罰包括了罰款，監禁和罷黜公司董事或秘書(shu) 的職務。因此公司秘書(shu) 在確保公司運作順利以及在法律和合規環境堅持誠信等方麵極其重要。