如何做好展覽籌備工作

與(yu) 經濟流通的其他領域一樣，展覽業(ye) 也有這樣的規律：好的展覽會(hui) 供不應求，是賣方市場；差的展覽會(hui) 供過於(yu) 求，是買(mai) 方市場。好的展覽會(hui) 展覽工作效率高，展出效益好。這類展覽會(hui) 一般都是專(zhuan) 業(ye) 性質，規模都相當大（就所在專(zhuan) 業(ye) /行業(ye) 而言），並且有一定的曆史。好的展覽會(hui) 是靠專(zhuan) 業(ye) 技術、靠嚴(yan) 格管理、靠長期努力造就的。由於(yu) 展出效益好，參展的需求很旺盛。但是，展覽會(hui) 的組織者為(wei) 了保證展出質量，會(hui) 對展出者和參觀者進行嚴(yan) 格的控製。首先是對申請參展者進行資格審查，有可能需要等待幾年才能參展。其次，組織者對已參展者進行監督檢查，對違反展覽規定者予以處理乃至禁止參展。此外，對參觀者也進行控製，符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會(hui) 的質量和效益。

　　鑒於(yu) 以上情況以及展覽籌備周期長的特點，在做出展覽選擇之後就應立即著手展覽工作。

　　第一，盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展覽會(hui) 可能有很多的申請參展者在等候。展覽會(hui) 組織者的公開原則是按先來後到排序，並基本按此原則接納新的參展者。因此應盡早報名排隊。但是，排隊等候的實際情況可能並不十分透明，組織者很可能優(you) 先照顧質量好的展出者或者公關(guan) 工作做得好的展出者。因此，展出者還可以做些公關(guan) 工作，爭(zheng) 取優(you) 先參展。當然也要做好長期排隊的準備。就世界最好的展覽會(hui) 而言，連續等候數年仍不能參展的現象很普遍。因為(wei) 展覽會(hui) 麵積有限，現在參展者大都不願退出，便隻有等待因違反展出規定而被禁止參展者的空缺。對於(yu) 舉(ju) 辦單獨展覽會(hui) 的展出者而言，也應盡早落實場地，好的展場都很擁擠，尤其是好的展覽時間，不提前幾年是租不到場地的。

　第二，做好長期工作的打算，製定展覽工作計劃，按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中，展覽可能是環節最多，周期最長的一種方式，而且各個(ge) 環節互相連接。所有這些工作不可以（也不可能）等到最後時刻再做，不可以（也不可能）忽略某些環節不做。因此要製定周密的長期工作計劃安排，經費、人員（籌備人員、展出人員）、工作項目（聯絡、調研、展品、運輸、設計、施工、宣傳(chuan) 、公關(guan) 、膳食行等）、工作日程等等要統籌考慮安排。

總之，展覽項目的合適與(yu) 否將直接影響展出者能否實現展出意圖，以及在多大程度上實現展出意圖，因此應對展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個(ge) 調研、決(jue) 策過程，即收集研究展覽資料，在此基礎上進行分析比較，最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為(wei) ：根據綜合展覽資料進行研究、選擇，根據具體(ti) 展覽資料進行研究、選擇，通過直接詢問有關(guan) 方麵獲取資料進行研究、選擇以及通過實地考察獲取資料進行研究、選擇。這4個(ge) 層次的關(guan) 係是後者比前者需要更大的投入，所產(chan) 生的結果也更準確。展出者可以根據自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無論如何，展出者應該用科學的態度和方法來完成展覽選擇工作。