會計電算化下年終如何製作與管理賬本

年底，財務電算化的企業(ye) 都要做的最後一項工作便是打總分類賬和明細分類賬等賬頁，這是財務檔案管理的必選項，而財務電算化賬本必須是以電子和紙質的介子存儲(chu) 。電子的賬本無論什麽(me) 材料何種方式存儲(chu) 都不能避免被刻意作弊的人的修改，現在財務的檔案仍然是以紙介子為(wei) 標準的保存模式輔助以電子的檔案。這樣就要求財務的賬本檔案必須符合會(hui) 計基礎工作中對賬本的要求，也要滿足國家檔案管理的要求。

　　1、為(wei) 了保證數據的安全完整，財務賬冊(ce) 必須是以死頁裝訂製作方式存檔，且按照檔案管理要求不能使用能生鏽的金屬裝訂，為(wei) 了防止賬冊(ce) 的人為(wei) 製假，建議使用特種設備裝訂。對於(yu) 有多個(ge) 核算點的集團式企業(ye) 最好是由總公司提取所有單位的財務數據，統一委派打印輸出，以保證賬冊(ce) 的紙質數據與(yu) 電子賬冊(ce) 的一致。

　　2、為(wei) 了保證賬頁的完整性，要求必須對賬頁進行自然數的排序頁碼印製。

　　(1)對於(yu) 單一科目裝訂成一冊(ce) 或者分多冊(ce) 裝訂的要全部自然數排列。

　　(2)對於(yu) 多個(ge) 科目合並裝訂的，要求有分別對單一科目的頁碼排列和本賬冊(ce) 的自然數頁碼排列。

　　3、 每個(ge) 賬冊(ce) 要求必須有滿足本企業(ye) 管理需要的賬薄啟用表或使用登記表，表中的基本要素中要有本賬冊(ce) 的頁數。表中也要有以往手工賬冊(ce) 使用登記表中的所有要素。

　　4、 對於(yu) 合並裝訂及往來科目在每本賬冊(ce) 前應該填製本賬冊(ce) 目錄，目錄的形式可以采用填製總目錄再分別填製分冊(ce) 裝訂的每冊(ce) 目錄，也可以直接分冊(ce) 填製目錄。目錄中要有科目名稱必要的還要分組，要有起始的頁碼。

　　5、 賬冊(ce) 的封麵要求明確的印製賬本歸屬單位及年度，還要盡可能的將本賬冊(ce) 包含的科目列示清楚，在篇幅有限的情況下可以簡稱或者類別列示。

　　6、 對於(yu) 賬冊(ce) 的封麵材料，依照以往手工賬本是一種漆布加紙板的複合材料，有一定的耐水耐酸堿性能，但是這樣的材料是工業(ye) 化批量生產(chan) 的賬冊(ce) 適用。所以建議使用預塗膜的新型進口紙張作為(wei) 賬冊(ce) 的封麵，這種紙的高耐水耐酸堿高強度的性能是對賬冊(ce) 紙張的良好保護。

　　7、 為(wei) 了更加方便的查閱財務賬本也可以在每冊(ce) 的賬冊(ce) 脊背上印製本賬冊(ce) 的分麵的內(nei) 容，限於(yu) 篇幅可以簡化表達。這樣做也提高了本賬冊(ce) 的美觀。

　　8、 關(guan) 於(yu) 賬頁的打印輸出，必須預先進行總體(ti) 格式的確定，使得全部的賬頁麵貌統一。尤其是總公司下管轄多個(ge) 核算單位的統一格式非常重要。電算化之後對於(yu) 手工習(xi) 慣使用的多欄次明細賬，就沒有使用價(jia) 值了，多數的統計平衡工作都是可以在電腦上完成了。建議全部采用三欄式的明細賬，A4幅麵製作。工作流程作如下的建議：

　　(1)首先要導出本企業(ye) 當年的科目表。

　　(2)對每個(ge) 科目及明細科目要標示出需要打印總賬頁還是逐筆明細賬還是數量金額賬。堅持輸出多欄賬的企業(ye) 也同時要做出相應的標示。

　　(3)對於(yu) 需要合並的賬頁進行初步合並，編輯好目錄及賬薄啟用表。

　　(4)審查編輯好的賬冊(ce) ，確認後輸出，交付裝訂。

　　(5)驗收裝訂完畢的賬冊(ce) ，歸檔或者保存在財務一年。

　　總之，一本合格的、美觀的賬冊(ce) 就是一個(ge) 企業(ye) 財務管理工作優(you) 秀的體(ti) 現，作為(wei) 財務人員也需要將一年的辛苦工作作一個(ge) 良好的封裝，作為(wei) 財務管理者也有責任保證企業(ye) 會(hui) 計檔案的不錯不漏不毀並易於(yu) 查閱。