一步一步輕鬆做外貿跟單

　　貿易跟單流程大致如下：接受客戶指示單，分析產(chan) 品來料，采購來料，製作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產(chan) 工藝適合客戶的產(chan) 品要求，緊抓生產(chan) 進度滿足交貨日期），發樣品給客戶認可，大貨投產(chan) 。

　　做貿易跟單，一般程序如下：接受客戶指示單，分析產(chan) 品來料，采購來料，製作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產(chan) 工藝適合客戶的產(chan) 品要求，緊抓生產(chan) 進度滿足交貨日期），發樣品給客戶認可，大貨投產(chan) 。製作過程煩瑣易出錯，加工工廠會(hui) 給你麻煩的，客戶也會(hui) 的，要做好心理準備。

　　一、工藝單

　　1.先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。

　　2.參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。

　　3.對著工藝單進行逐項檢查：（1）首先是主料，如麵料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、鬆緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

　　4.對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如麵料絲(si) 光、水洗、紮染等（有關(guan) HTP訂單中對印、繡花方麵沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶隻有一個(ge) 要求：效果好就行。雖然客戶把這個(ge) 權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東(dong) 西。在這點上，應盡快適應客戶的這種要求）。

　　二、核價(jia)

　　認真研究完工藝單後，安排進行核價(jia) ，即填寫(xie) 核價(jia) 單，在填寫(xie) 核價(jia) 單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關(guan) 的沒把好關(guan) 的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠麵料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以後核價(jia) 遇到相同的麵料時，可按固定的工藝去填製核價(jia) 單，印、繡花價(jia) 格最好也有價(jia) 格一覽表。

　　1.核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guan) 麵料生產(chan) 的生產(chan) 難易度，主要是與(yu) 染整廠溝通，落實確定後，明確麵料有關(guan) 資料，以便工藝人員核算用料時與(yu) 染整廠核對麵料幅寬、克重資料，注意麵料的紗支與(yu) 克重的對比，方便用料的核算。

　　2.工藝室人員進行有關(guan) 工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價(jia) 格進一步落實好，以免大貨投產(chan) 後出現價(jia) 格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬於(yu) 客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

　　3.生產(chan) 車間對照工藝單，進行生產(chan) 量及加工費的計算，由於(yu) 車間是參照工藝單進行計算，好多內(nei) 容僅(jin) 是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對於(yu) 工藝單上或是客戶特別指示的，要一並詳細告知(最好是書(shu) 麵)生產(chan) 部門，以便盡可能核算準確。

　　4.匯總資料，核算價(jia) 格。由於(yu) 核價(jia) 員習(xi) 慣於(yu) 按照自己知道的資料進行核價(jia) ，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示並做相關(guan) 提醒，如麵料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價(jia) 格等。

　　所有這一切,都必須詳細準確的寫(xie) 到核價(jia) 資料或者是工藝單裏，以便以後備查。

　　 5.報價(jia) 時如對某些輔料及印、繡花價(jia) 格不明確的，報價(jia) 時要注明所列輔料及印、繡花的價(jia) 格，如百家好事訂單經常會(hui) 指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到麵料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會(hui) 看核價(jia) 單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價(jia) 員）。

　　三、備樣

　　一般來說，報完價(jia) 後，如客戶覺得價(jia) 格接近或者是可以接受，會(hui) 要求安排備樣（原則上先談價(jia) 格，後打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關(guan) 鍵在於(yu) 保證交期及質量，因此我們(men) 經手的資料務必要準確，與(yu) 客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重複返工）：

　　（一）樣品

　　1.款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替麵料，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

　　2.確認樣：作為(wei) 確認樣，客戶看重的是,顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨麵料一定要好。因為(wei) 一般來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。

　　3.產(chan) 前樣：一般來說是在大貨麵料出來以後，為(wei) 了保證大貨的準確性，,在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大夥(huo) 的檢驗。為(wei) 了生產(chan) 的方便，要求產(chan) 前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產(chan) 損失,安排起來一定要快。對於(yu) HTP訂單，大貨下來後，再安排做大貨產(chan) 前樣，待產(chan) 前樣確認後，進行大貨生產(chan) 。HTP訂單不要求打印、繡花樣。

　　4.廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定後，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳(chuan) ，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門麵作用（廣告樣必須提前安排，不能臨(lin) 近再下備樣）。

　　5.齊色樣：此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對於(yu) HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達後，安排做銷售樣，而且對於(yu) 不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發走後，安排核價(jia) 、報價(jia) ，然後等客戶確認意見。

　　6.水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作麵料縮水率。

　　7.船樣：大多數客戶船樣要並到大貨裏，如該並入大貨收費的船樣未並入大貨，跟單員應負主要責任。

　　（二）色樣

　　1.色樣，製作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自已必須留存一份，以免以後的生產(chan) 過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。

　　2.紗樣。

　　3.布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與(yu) 客戶溝通直接進行大貨生產(chan) ，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。

色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭(lan) 紗卡上的色號，便於(yu) 采供部門購紗。
　　 （三）印、繡花樣

　　首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與(yu) 客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭(zheng) 取縮短確認周期(印、繡花打確認樣時間：原則上從(cong) 業(ye) 務員將印、繡花資料轉交外協員後三日內(nei) 應將確認樣轉業(ye) 務員，外協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格後才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認後的確認樣要及時轉生產(chan) 廠，並做好交接記錄)。外協員要對以前及以後外加工的印、繡花價(jia) 格等資料進行匯總，便於(yu) 以後出現同類加工業(ye) 務時方便查詢。

　　（四）輔料

　　由於(yu) 我們(men) 的輔料開發有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網絡查詢，重點是快！！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與(yu) 客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以後采購的輔料價(jia) 格等資料進行匯總，便於(yu) 以後出現同類輔料時方便查詢。對於(yu) HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不願意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chan) 不必要的麻煩。輔料總體(ti) 要求為(wei) 價(jia) 格低及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從(cong) 業(ye) 務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員後三日內(nei) 應將確認樣寄給客戶確認。

　　四、合同的執行

　　在征得客戶同意或簽定合同並確認客戶已執行合同後（如開L/C、電匯、預付款等），以L/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用於(yu) 老客戶。下達生產(chan) 通知單，生產(chan) 通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，並在指令下達後落實相關(guan) 部門在合理的時間內(nei) 接收到了正確的指令，並已開始執行。向生產(chan) 廠要生產(chan) 計劃，監督生產(chan) 指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與(yu) 相關(guan) 部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產(chan) 計劃。

　　五、確認

　　在合同簽定後，對於(yu) 擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：

　　a)首先排列生產(chan) 計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產(chan) 安期順利開始。

　　b)監督和督促生產(chan) 計劃，確認所有保證生產(chan) 順利進行的有關(guan) 指示，書(shu) 麵或實物已交待到有關(guan) 部門的責任人心中，並已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳(chuan) 達，對生產(chan) 中出現的各種問題進行監督、反饋，對於(yu) 生產(chan) 中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。

　　c)核對所有來物，與(yu) 客戶確認意見相符一致。

　　d)要注意客戶的變更，如麵料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內(nei) 通知生產(chan) 部門，減少不必要的損失。

　　六、合同的跟蹤

　　在合同的執行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產(chan) 進度，並要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，並及時與(yu) 客戶和生產(chan) 部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與(yu) 客戶協商拖期、協調有關(guan) 部門采取補救措施等。

　　在臨(lin) 近交期時，如生產(chan) 過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶；當大貨生產(chan) 過程中，縫製、印花、繡花等出現防礙生產(chan) 順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發樣給客戶）采取有關(guan) 補救措施。

　　為(wei) 了大貨生產(chan) 能夠順利進行，首先要及時去生產(chan) 廠看每天的生產(chan) 情況。對於(yu) 客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書(shu) 麵形式傳(chuan) 真於(yu) 客戶或者把生產(chan) 進度情況告訴客戶，並提醒有可能影響交期，同時，要排查生產(chan) 環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。

　　品管主管要會(hui) 同品管員一起在大貨交貨前對產(chan) 品進行檢驗，並出具驗貨報告單（對於(yu) 發現的問題要提出整改建議和防範措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，並做好記錄。

　　七、出貨

　　根據合同的規定及與(yu) 客戶協商的最後結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個(ge) ，他對於(yu) 箱嘜、條形碼、包裝袋會(hui) 有不同要求，應當引起注意，並以書(shu) 麵形式下達給車間）。

　　1.出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關(guan) 部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協商處理）。

　　2.訂艙、報關(guan) 。

　　3.辦理內(nei) 部發貨手續。

　　4.船樣及相關(guan) 事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。

　　八、發票的開具及貨款回收

　　國際業(ye) 務部單證員負責外銷產(chan) 品發票的開具，並負責填寫(xie) 開具外銷發票的相關(guan) 表格；國際業(ye) 務部核算員負責內(nei) 銷產(chan) 品發票的開具，由跟單員負責填寫(xie) 開具內(nei) 銷跟單員負責內(nei) 銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉。對於(yu) 外銷產(chan) 品貨款的結算方麵，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為(wei) 我司開具信用證，單證員負責對信用證的內(nei) 容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨後，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。

　　九、報帳

　　對於(yu) 我部門負責的采購及加工業(ye) 務，要及時與(yu) 生產(chan) 廠進行對帳，在業(ye) 務結束確認無誤後，讓對方開具符合我司要求的增值稅專(zhuan) 用發票，並按我司相關(guan) 文件規定進行及時報帳。

　　對於(yu) 費用方麵的報帳：差旅費，出差歸來後，要及時報帳，具體(ti) 按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。

　　十、資料的整理與(yu) 歸檔

　　本部門所有人員對於(yu) 自己負責的所有資料要及時進行整理並歸檔，保持桌麵清潔、資料擺放有序，分配到個(ge) 人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體(ti) 外觀和實用性，不準亂(luan) 放；對於(yu) 公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個(ge) 人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂(luan) 放，如發現隨意亂(luan) 放者，將對責任人進行處罰。

　　十一、產(chan) 品的售後服務發票的相關(guan) 表格