1.客戶詢盤:一般在客戶下purchaseOrder之前,都會(hui) 有相關(guan) 的OrderInquiry給業(ye) 務部,做一些細節上的了解。
2.報價(jia) :業(ye) 務部及時回複客人查詢,確定貨物品名,型號,生產(chan) 廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及櫃型等,PerformaInvoice給客戶做正式報價(jia) 。
3.得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單purchaseOrder。
4.下生產(chan) 訂單:得到客人的訂單確認後,給工廠下訂單,安排生產(chan) 計劃。
5.業(ye) 務審批:業(ye) 務部收到訂單後,首先做出業(ye) 務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫(xie) ,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳(chuan) 真件,與(yu) 工廠的收購合同。審核表要由業(ye) 務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭(yong) 金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之後,製成銷售訂單,交給部門進程員跟進。
6.下達生產(chan) 通知:業(ye) 務部在確定交貨期後,滿足下列情況可下達生產(chan) 通知,通知工廠按時生產(chan) :
6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個(ge) 月確認L/C已經收到,收到L/C後應業(ye) 務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。
6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經理確認。
7.驗貨
7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。
7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨並將查貨日期告知計劃部。
7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩(liang) 周前與(yu) 驗貨公司聯係,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
8.製備基本文件。工廠提供的裝箱資料,製作出口合同,出口商業(ye) 發票,裝箱單等文件(應由業(ye) 務跟單員製作,交給單證員)。
9.商檢:如果是國家法定商檢產(chan) 品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,並提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chan) 品的出口口岸,便於(yu) 工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉(cang) :
10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通常客人會(hui) 指定運輸代理公司或船公司。應盡早與(yu) 貨代聯係,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早於(yu) 開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩(liang) 周之前向貨運公司發出書(shu) 麵定倉(cang) 通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉(cang) 紙。
10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司谘詢船期,運價(jia) ,開船口岸等。經比較,選擇價(jia) 格優(you) 惠,信譽好,船期合適的船公司,並告訴業(ye) 務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩(liang) 周書(shu) 麵定倉(cang) ,程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個(ge) 小櫃,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉(cang) 位。拿到入倉(cang) 紙時,還要了解截關(guan) 時間,入倉(cang) 報關(guan) 要求,等內(nei) 容。
10.4.向運輸公司定倉(cang) 時,一定要傳(chuan) 真書(shu) 麵定倉(cang) 紙,注明所定船期,櫃型及數量,目的港等內(nei) 容,以避免差錯。
11.安排拖櫃:
11.1.貨物做好並驗貨通過後,委托拖車公司提櫃,裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠,價(jia) 格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳(chuan) 真以下資料:定倉(cang) 確認書(shu) /放櫃紙,船公司,定倉(cang) 號,拖櫃委托書(shu) ,注明裝櫃時間,櫃型及數量,裝櫃地址,報關(guan) 行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝櫃,要專(zhuan) 門聲明,不能晚到。並要求回傳(chuan) 一份上櫃資料,列明櫃號、車牌號、司機及聯係電話等
11.2.傳(chuan) 真一份裝車資料給工廠,列明上櫃時間、櫃型、訂倉(cang) 號、訂單號、車牌號以及司機聯係電話。
11.3.要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳(chuan) 真一份裝貨通知給業(ye) 務部,列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等,並記裝箱號碼和封條號碼作為(wei) 提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住上封條。
12.委托報關(guan) :在拖櫃同時將報關(guan) 所需資料交給合作報關(guan) 行,委托出口報關(guan) 及做商檢通關(guan) 換單。通常要給報關(guan) 留出兩(liang) 天時間(船截關(guan) 前)。委托報關(guan) 時,應提供一份裝櫃資料,內(nei) 容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉(cang) 號,櫃號,船開截關(guan) 時間,拖車公司,櫃型及數量,本公司的聯係人和電話等。
13.獲得運輸文件:
13.1.最遲在開船後兩(liang) 天內(nei) ,要將提單補料內(nei) 容傳(chuan) 真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,並給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後,向船公司書(shu) 麵確認提單內(nei) 容。如果提單需客人確認的,要先傳(chuan) 真提單樣板給客人,得到確認後再要求船公司出正本。
13.3.及時支付運雜費,付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
14.準備其他文件
14.1.商業(ye) 發票:L/C要求提供的文件中,對商業(ye) 發票要求最嚴(yan) 格。發票的日期要確定在開證日之後,交貨期之前。發票中的貨物描述要與(yu) L/C上的完全相同,小寫(xie) 和大寫(xie) 金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。
14.2.FORMA原產(chan) 地證書(shu) :FORMA原產(chan) 地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的,要辦理後發證書(shu) ,需提供報關(guan) 單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORMA證書(shu) 通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。
14.3.一般原產(chan) 地證:一般原產(chan) 地證可在中國貿易促進會(hui) 辦理,要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內(nei) 補辦。如果原產(chan) 地證書(shu) 要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知:一般是要求在開船後幾天之內(nei) ,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳(chuan) 真報告書(shu) ,發函底單等,注意按客人要求的時間內(nei) 辦理。
14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nei) 裝的數量,每箱的毛重,淨重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體(ti) 積要與(yu) 標明的總體(ti) 積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便於(yu) 客人查找。裝箱單的重量,體(ti) 積要於(yu) 提單相符。
15.交單:
15.1.采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內(nei) ,備齊全部單證,並嚴(yan) 格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。
15.2.采用T/T收匯的,在取得提單後馬上傳(chuan) 真提單給客人付款,確認受到餘(yu) 款後再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做櫃的,要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
16.業(ye) 務登記:每單出口業(ye) 務在完成後要及時做登記,包括電腦登記及書(shu) 麵登記,便於(yu) 以後查詢,統計等。
17.文件存檔:所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時應注意收集運價(jia) 變動,船期,航線,等信息,為(wei) 業(ye) 務員報價(jia) 提供幫助。