必勝技巧：與外商溝通17招

第1招 妥善安排會(hui) 麵的約定
—Id like to make an appointment with Mr. Lee.
當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書(shu) 信通知對方。出國以前再以傳(chuan) 真、郵件或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨(lin) 時決(jue) 定的拜訪，也要通過對方的秘書(shu) 安排，告訴她：“Id like to make an appointment with Mr.Lee.”(我想和李先生約見一次。)讓對方對你的造訪有所準備，才會(hui) 有心情和你洽談。

第2招 向溝通對手表示善意與(yu) 歡迎
—I will arrange everything.
如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything.”(我會(hui) 安排一切。)不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專(zhuan) 心與(yu) 你進行溝通。

第3招 溝通進行中應避免幹擾
—No interruptions during the meeting!
如果溝通的地點是在你的公司，那麽(me) 請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的幹擾。因為(wei) 過份的幹擾會(hui) 影響溝通的意願和熱忱。

第4招 遵守禮儀(yi)
—Behave yourself!
溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀(yi) 和保持良好的儀(yi) 態，這樣可以增加人們(men) 對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體(ti) 產(chan) 生不良的印象，而減低與(yu) 你洽談的興(xing) 致。

第5招 適時承認自己的過失
—Its my fault.
如果你明顯地犯了錯，並且對別人造成或大或小的傷(shang) 害，一句充滿歉意的“Im sorry. Its my fault.”(對不起，是我的錯。)通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，隻能火上加油，擴大事端。

第6招 抱怨不是無理取鬧
—I have a complaint to make.
以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結果適得其反。服務員上錯了菜，旅館女服務員忘了整理你的房間，送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東(dong) 西等情況，著實令人懊惱。但是生氣並不能解決(jue) 問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方“I have a complaint to make.”(我有怨言。)然後告訴他所發生的事。

第7招 資料須充實完備
—We have a pamphlet in English.
具體(ti) 的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說“We have a pamphlet in English．”(我們(men) 有英文的小冊(ce) 子。)或“Please take this as a sample”(請將這個(ge) 拿去當樣品。)時，一定會(hui) 興(xing) 趣大增，進而問你許多和產(chan) 品有關(guan) 的問題。如果你平時資料搜集得全麵，便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

第8招 緩和緊張的氣氛
—How about a break？
當會(hui) 議因冗長而陷於(yu) 沉悶、緊張的氣氛時，做無意義(yi) 的僵持是無法獲得令人滿意的結果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”(休息一下如何？)對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經解。當你們(men) 再回到會(hui) 議桌時，也能以清晰的思路繼續溝通。

第9招 做個(ge) 周到的主人
—You can use our office equipment if necessary.
如果溝通是在你的公司進行，除了應向溝通對手提供舒適的場所以外，更應該盡量配合對手，向他提供有助於(yu) 溝通進行的服務與(yu) 設備。例如，大大方方地告訴他“ You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的話，您可以使用我們(men) 的辦公室設備。)協助對手對溝通內(nei) 容做正確的衡量，其結果可能也是對己方極為(wei) 有利的。

第10招 詢問對方的意見
—What is your opinion?
每個(ge) 人都希望自己的意見受到重視。當你和他人進行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion？”(你的意見是？)或“Id like to hear your ideas about the problem．”(我想聽聽你對這個(ge) 問題的看法。)不但讓對方感覺受到重視，更能使你們(men) 因思想的交流而逐漸達成協議。

第11招 清楚地說出自己的想法與(yu) 決(jue) 定
—I think I should call a lawyer.
如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅(jin) 會(hui) 使對方聽得滿頭霧水，說不定還會(hui) 讓對方認為(wei) 你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興(xing) 致。試想假如你在向警察描述車禍的發生時，不能提醒他“I had the right-of-way.”(我有優(you) 先行駛權。)或沒告訴他“I think I should call a lawyer.”(我想我該叫個(ge) 律師。)你也許因此而吃了大虧(kui) 。還有很多情況是特別需要提供詳實資料的，例如：向醫生敘述你的病痛，告訴理發師你所要的發型，向客戶講解產(chan) 品的特性等。平常多注意英美人士對這類場合的應對，您這方麵的英語一定會(hui) 大有進步！

第12招 找出問題症結
—What seems to be the trouble？
任何一個(ge) 衝(chong) 突或誤解的產(chan) 生，都有潛在原因。為(wei) 什麽(me) 你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為(wei) 什麽(me) 對方不能達到你的要求？這種情況發生時，要立刻積極地探索原因。向對方探詢“What seems to be the trouble？”(有什麽(me) 困難嗎？)或問一句“Is there something that needs our attention? 有什麽(me) 需要我們(men) 注意的嗎？)都能表示你對事情的關(guan) 切。知道問題的症結，才有辦法進行溝通。

第13招 要有解決(jue) 問題的誠意
—Please tell me about it.
當客戶向你提出抱怨時，你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關(guan) 切與(yu) 解決(jue) 的誠意。你的一句“Please tell me about it”(請告訴我這件事的情況。)或“Im sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我為(wei) 我的錯誤感到抱歉，並向您保證，我會(hui) 盡全力處理此事。)令對方覺得你有責任感，也會(hui) 恢複對你的信任。

第14招 適時提出建議
—We＇ll send you a replacement right away.
當損失已經造成時，適時地提出補救方法，往往能使溝通免於(yu) 陷入僵局，甚至於(yu) 得以圓滿地達成協議。例如：你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標明的，而你又能立即向他保證“We’ll send you a replacement right away.”(我們(men) 會(hui) 立即寄給您一批替換品。)或者告訴他“We can adjust the price for you if you keep the material．”(如果您留下這批材料，我們(men) 可以為(wei) 您調整價(jia) 格。)那麽(me) ，客戶心中的憂慮必定立刻減半，而願意考慮您的提議。

第15招 隨時確認重要的細節
—Is this what we decided?
商務洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當時要用口頭複述加以確認外，合約擬好後，更要詳細地過目一遍。一旦發現疑點，應立刻詢問對方“Is this what we decided? ”(這是我們(men) 說定的嗎？)合約內(nei) 容真的錯得離譜，就應告訴對方“I’ll have to return this contract to you unsigned.(我得將這份合約退還給你，不能簽名。)以示抗議。任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決(jue) 不可含糊。

第16招 聽不懂對方所說的話時，務必請他重複
—Would you mind repeating it?
英語不是我們(men) 的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重複或再講清楚一點並不難，你隻要說“Would you mind repeating it？”(您介意再講一遍嗎？)，相信對方不但會(hui) 再說一遍，而且連速度都會(hui) 放慢些。如果你還是沒聽懂，那麽(me) 仍然要用這個(ge) 老方法：“Could you explain it more precisely？”(您能解釋得更明白一點嗎？)

第17招 使談判對手作肯定答複的問題
—Is it important that …?
連續發問溝通對手給予肯定答複的問題，最後引導他對你的主要建議也作有定的答複，是絕對須要花費一番心思的。通常溝通對手隻對自己有利的問題，才會(hui) 痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場合開始前，不妨先細心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什麽(me) 好處，試著以“Is it important that …？”(…是不是對您很重要？)或“Is it helpful if …？”(如果…是不是對你有幫助？)未獲得他的肯定，那麽(me) 要使你的建議通過也不難了。