外貿業務員，識別真假詢盤的幾個高招！

作為(wei) 外貿業(ye) 務員，每天都會(hui) 收到很多電子郵件（哦，你每天隻有一封，那努力吧），那麽(me) 你是如何管理和答複這些郵件的呢？我的一些個(ge) 人看法，供參考:

如何識別真假詢盤：

你可能每天都會(hui) 收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網絡推廣的話，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤，如果是一個(ge) 真的客戶，你沒有認真答複可能會(hui) 失去，如果是國內(nei) 同行，如果你發了詳細的資料或者報價(jia) ，將會(hui) 泄漏自己的信息，特別是技術設計比較高的行業(ye) ，泄漏信息是十分不好的。所以識別真假客戶是必要的。如何識別他們(men) ？

首先，查一下發件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細信息，在裏麵你會(hui) 看到幾個(ge) IP地址，然後查詢IP所屬的區域，可以到ip.lk52.com這類的網站查，輸入IP地址就可以知道來自哪個(ge) 地區；

其次，如果你的網站有計數器，同時可以參考一下計數器裏麵的IP記錄，看看是不是有這個(ge) IP瀏覽過你的網站；一般來說用國外代理服務器上國內(nei) 工廠的網站比較困難，所以一般國內(nei) 的是用真實IP上你的網站，發送郵件的時候可能會(hui) 用代理服務器。用計數器還有一個(ge) 好處，就是可以知道瀏覽你網頁的是通過什麽(me) 地方知道你的，是點擊B2B網站上麵的鏈接還是直接輸入你的網站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎麽(me) 知道的。

第三，看看客戶發來郵件的時間，根據時差判斷客戶發送郵件的時間，比如早上八九點從(cong) 德國IP發送過來的郵件基本有問題。

第四，看看客戶在郵件裏麵是否留了詳細的聯係資料，如果有網址，詳細電話傳(chuan) 真地址等，一般比較可信，對於(yu) 資料不全的，可以問問他的聯係資料，猜測有問題的，可以發送傳(chuan) 真或者電話詢問一下。打電話給客戶會(hui) 讓客戶覺得你比較重視他，哪怕隻是說明一下收到了他的訊盤，有利無害。

第五，分析客戶訊盤的內(nei) 容，如果有具體(ti) 的規格，詳細的要求，這類客戶比較有價(jia) 值，如果隻是籠統的要樣本價(jia) 格單什麽(me) 的，比較沒什麽(me) 意義(yi) ，至少短期沒什麽(me) 價(jia) 值。

對於(yu) 使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心。

如何撰寫(xie) 一封規範的郵件：

1．使用統一的信紙，最好有公司的商標，主要產(chan) 品的圖片類別等等，很方便就可以做一個(ge) ，網絡下載的信紙不太適合商務使用。

2．格式正確，統一，郵件主題合理，拚寫(xie) 無誤。所有發給客戶的郵件應該采用統一的格式：

（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業(ye) 是PLASTIC，這封郵件的內(nei) 容是給一款產(chan) 品報價(jia) ，那麽(me) 主題可以寫(xie) Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個(ge) 好處，可以方便客戶以及你自己以後查找給客戶的信息，對於(yu) 來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價(jia) 以及其它資料，但是現在通過主題就很方便知道郵件大概內(nei) 容是什麽(me) ，節省很多時間。

（2）郵件正文兩(liang) 端對齊：對於(yu) 段落很多的郵件，正文兩(liang) 端對齊會(hui) 顯得很整潔。

（3）第一封郵件最好寫(xie) 上Mr.或者Ms.某某，職位寫(xie) SALES MANAGER等，不管你是不是經理，寫(xie) 上沒關(guan) 係，你職位高客戶會(hui) 覺得把他當回事，有好處。

（4）落款有公司標識以及詳細聯係資料

3．版麵整潔，在OE裏麵將撰寫(xie) 郵件的字體(ti) ，字號（10－12號比較好）都設置好，不要一會(hui) 大字一會(hui) 小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫(xie) 字母，會(hui) 增加閱讀的難度，讓人反感。除非是對一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫(xie) ，加粗，特殊顏色等突出顯示。

4．拚寫(xie) 無誤，在每封郵件發出之前都應該利用拚寫(xie) 檢查工具檢查是否全部拚寫(xie) 無誤

5．表述準確，能夠準確表達我方的觀點，不要使客戶產(chan) 生任何的歧義(yi) ，盡量避免有歧義(yi) 的單詞或者短語，盡量避免使用俚語等。

6．詳細，能夠提供給客戶非常詳細的資料，回答他的問題，並將他沒有問到的問題提出來。 有時候你提出的問題會(hui) 讓客戶覺得你很細心，很可靠而且非常專(zhuan) 業(ye) 。當然，詳細並不是說一股腦的將所有東(dong) 西都托盤而出，應該學會(hui) 在適當的時候談適當的事情。

7．有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nei) 容，談完一件事再談另外一件，混在一起會(hui) 讓人頭暈。很多時候，用1，2，3，4等標出來你要說的東(dong) 西會(hui) 非常有用，客戶很清楚就知道你要說或者問什麽(me) 。

8．方式多樣，比如配合作圖說明，照片說明等，往往很多事情用語言很難說清楚，但是如果給一張圖紙，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你說你如何玉樹臨(lin) 風，說再多什麽(me) 用，來張PP不就明白了？

9．及時，做到當天郵件當天答複，在收到郵件後應該馬上整理出自己不能解決(jue) 的技術問題，及時提供給技術部門或者供應商，要求他們(men) 在什麽(me) 時候給予詳細答複。養(yang) 成一個(ge) 好習(xi) 慣，在早上收到郵件後，整理出哪些需要詢問技術人員或者供應商的，將問題給他們(men) 後，再來回複能夠回複的郵件。如果不能當天答複，給客戶一個(ge) 說明，為(wei) 什麽(me) 答複不了，並承諾一個(ge) 明確的時間。

10．適時跟蹤，一般客戶都是同時詢問很多的供應商，所以要適時提醒他你把他放在心裏，並讓他知道你在等待。比如公司有了什麽(me) 技術改進或者新的產(chan) 品開發，可以發送給很多客戶，或許機會(hui) 就在那裏。

11．學會(hui) 維護和客戶的關(guan) 係，這個(ge) 是最難的一點，同時也是最重要的，需要自己體(ti) 會(hui) 。坦誠對人，不要欺騙，基本的一點。適當的恭維也很有用。

如何保存郵件：

基本我們(men) 用OE的比較多，郵件多了，往往找什麽(me) 找很久，另外或許一次重裝電腦，什麽(me) 都沒有了。所以，學會(hui) 管理郵件。

1．在OE裏麵，默認的郵件文件夾地址在係統盤，遇到重裝電腦的時候很容易丟(diu) ，所以可以更改到非係統盤，點擊工具－選項－維護－存儲(chu) 文件夾，將文件夾更改到非係統盤。

2. 在OE裏麵，按照客戶姓名或者地區等，新建文件夾，將相關(guan) 的郵件存儲(chu) 到相關(guan) 的文件夾裏麵。比如建立一個(ge) 以客戶姓名命名的文件夾，將他發送過來的郵件全部存在他的文件夾裏麵。

3．重要客戶的重要郵件，應該及時保存到安全的地方，單封郵件用另存為(wei) 即可，如果多封郵件，可以全部選中，按照附件轉發，存儲(chu) 新的郵件即可，你要保存的信息都在附件裏麵。

4．對於(yu) 一些格式化或者可以適用於(yu) 不同客戶的信息，可以單獨保存。比如公司的介紹。還有比如你給了一個(ge) 客戶一個(ge) SOLUTION，或許以後還有其它客戶詢問相同或者相關(guan) 的東(dong) 西，如果你保存好了，可以馬上COPY過來，不用冥思苦想到底我當時是發給了哪個(ge) 客戶了呢，要花費很多的時間去查找或者重新做。

5．定期將客戶郵件內(nei) 容整理出來，用一個(ge) EXCEL表格統計發給一個(ge) 客戶的信息，哪天發了什麽(me) 東(dong) 西，報了什麽(me) 價(jia) 格，一目了然。重要客戶的信息可以打印保存，最安全。